Hướng dẫn quy trình chi tiết cách scan ở máy photocopy

Scan là một chức năng được sử dụng khá phổ biến trên máy photocopy hoặc máy in, quá trình này giúp thực hiện chuyển dữ liệu hình ảnh, file từ máy tính sang dạng dữ liệu được in trên giấy một cách thuận tiện. 

Ngày nay, máy photocopy đa chức năng được sử dụng khá phổ biến vì thế mà bạn hoàn toàn có thể thực hiện scan dữ liệu từ máy tính với chiếc máy photocopy của mình thật dễ dàng. 

Để bạn thực hiện được điều đó trong bài viết hôm nay, Photocopy Đức Lan xin được chia sẻ để “Hướng dẫn quy trình chi tiết cách scan ở máy photocopy”, hãy cùng theo dõi nhé. 

Khái niệm và công dụng của Scan 

Scan là một khái niệm được sử dụng khá phổ biến, dùng để quét lại dữ liệu trên giấy tờ cứng để lưu lại file hình ảnh trên máy tính hoặc điện thoại. 

Khái niệm và công dụng của Scan
Khái niệm và công dụng của Scan

Và khái niệm scan với máy photocopy, máy in được áp dụng hoàn toàn ngược lại đó là chuyển file dữ liệu, hình ảnh từ máy tính sang dạng hình ảnh, văn bản cứng được in trên giấy. 

Scan có tác dụng hỗ trợ rất tốt cho người dùng để lưu trữ dữ liệu đặc biệt là với dân văn phòng hiện nay, thì chức năng scan được sử dụng rất thường xuyên và phổ biến nhằm:

  • Lưu trữ dữ liệu, tài liệu quan trọng 
  • Tiết kiệm chi phí nhờ việc lưu trữ trong file 
  • Đảm bảo tính an toàn, bảo mật của dữ liệu 
  • Dễ dàng tìm kiếm khi cần sử dụng đến 

>>>> Bài viết liên quan: 

Hướng dẫn quy trình chi tiết cách scan ở máy photocopy

Việc thực hiện scan trên máy photocopy sẽ tùy thuộc vào từng loại máy sẽ có chút khác biệt, vì thế trong bài viết hôm nay Đức Lan xin được chia sẻ 2 cách scan trên máy photocopy Ricoh và máy photocopy Toshiba, đây là 2 dòng máy được sử dụng phổ biến hiện nay. 

Hướng dẫn scan trên máy photocopy Ricoh 

Để có thể thực hiện scan trên máy photocopy Ricoh, bạn thực hiện theo những bước sau nhé. 

Bước 1: Nạp bản gốc 

Đặt bản gốc muốn scan trên mặt kính máy photocopy hay còn gọi là màn hình đối với bản gốc có một mặt muốn scan. Với bản có nhiều trang mà muốn lưu dữ liệu vào một bộ, bạn lưu tất cả vào một file, bạn thực hiện đặt chúng trên khay DF và nhấn “Scancer” trên màn hình điều khiển. 

Nạp bản gốc lên máy photocopy Ricoh
Nạp bản gốc lên máy photocopy Ricoh

Chọn Folder nếu bạn muốn lưu dữ liệu vào Folder, chọn Email nếu bạn muốn Scan to Email.

Sẽ có các tùy chọn để bạn lựa chọn:

  • Original Type: Chọn chế độ màu hoặc trắng đen 
  • Resolution: Chọn độ phân giải 
  • Scan size; chọn kích thước bản muốn scan
Tùy chỉnh các chế độ
Tùy chỉnh các chế độ

Sau khi hoàn thiện chọn, bạn nhấn tiếp “Start”. 

Bước 2: Để kiểm tra file scan đã được thực hiện xong hay chưa bạn chọn vào ô Scanned File Status. 

Nếu máy xuất hiện chữ Completed, có nghĩa là bạn đã thực hiện scan file thành công. 

Hướng dẫn cách scan trên máy photocopy Toshiba  

Để có thể scan trên máy photocopy Toshiba, bạn thực hiện theo những bước sau: 

Bước 1: Đầu tiên bạn thực hiện nạp bản gốc bằng cách đặt bản gốc muốn scan trên mặt kính hoặc khay DF, lưu ý với những giấy tờ, hóa đơn mỏng, bạn nên đặt ở mặt kính để hạn chế được tình trạng làm rách giấy. 

Lưu ý: Sau khi thực hiện đặt tên cho file, bạn thực hiện vào phần Edit để có thể chỉnh sửa các chế độ in tài liệu. 

  • Chọn “Single” nếu bạn muốn scan 1 mặt
  • Chọn “Table” nếu muốn scan 2 mặt 
  • Chọn “Text/photo” nếu muốn thực hiện scan cả dữ liệu hình ảnh và chữ. Hoặc chọn “Text” nếu muốn scan riêng phần chữ. 
  • Điều chỉnh độ phân giải bằng cách thao tác trên Resolution. 

Color Mode: để bạn điều chỉnh màu hoặc chế độ trắng đen cho file scan

Sau đó nhấn “Enter” để máy thực hiện lệnh 

Bước 2: Chọn “Start” để scan tài liệu như mong muốn 

Để thực hiện scan File từ máy photocopy, bạn vào máy tính thực hiện thao tác chọn “Start” -> Run và nhập tiếp địa chỉ Ip máy photocopy, tiếp đó vào mục File Share để lấy thông tin dữ liệu file vừa scan. 

Hướng dẫn scan trên máy photocopy khác 

Ở trên là cách scan dữ liệu với 2 dòng máy photocopy được sử dụng phổ biến trên thị trường hiện nay, bạn thực hiện scan trên trên những dòng máy photocopy khác tương tự. Chúng tôi tin rằng với giao diện đơn giản được thiết kế thân thiện với người dùng của những dòng máy photocopy hiện nay, bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện được scan tài liệu hiệu quả. 

Scan trên máy photocopy có thể khác nhau tùy thuộc vào từng dòng máy sử dụng vì thế mà bạn có thể tham khảo cách scan phù hợp cho từng dòng máy, tiết kiệm thời gian đem đến hiệu quả làm việc. Với những thông tin cung cấp trong bài viết, hy vọng có thể giúp ích được cho bạn. 

Nếu cần thuê máy photocopy chất lượng cao hoặc sửa chữa máy photocopy chuyên nghiệp bạn có thể liên hệ với Photocopy Đức Lan qua thông tin bên dưới nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

 

Thông tin liên hệ

Nguồn: https://photocopyduclan.com.vn/gioi-thieu

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *