Scan to folder là một tính năng vô cùng thông minh trên máy photocopy Ricoh nó giúp bạn bảo mật thông tin tối đa nhất cùng nhiều tiện ích khác cho người dùng.
Vậy cách Scan Folder trên máy photocopy Ricoh được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây Cho thuê máy photocopy – Photocopy Đức Lan sẽ hướng dẫn các bạn cách Scan to Folder trên máy photocopy đơn giản và nhanh chóng nhất. Cùng tìm hiểu nhé!
>>>Xem thêm:
Scan to Folder là gì?
Scan to folder là chức năng scan tài liệu đến folder của từng người dùng trên dòng máy photocopy Ricoh. Đây là một tính năng nổi trội trên dòng máy photocopy Ricoh, giúp bảo mật thông tin cao, các file tài liệu Scan chỉ được lưu trữ tại các folder của từng tài khoản user người dùng. Vì vậy các tài liệu scan này chỉ có User mới xem được nên hạn chế được tình trạng rò rỉ thông tin.
Chức năng Scan to folder của máy photocopy Ricoh cũng có rất nhiều ưu điểm nổi bật như:
- File tài liệu scan được lưu trữ ở folder của từng User trên bộ nhớ của máy photocopy giúp bảo mật tài liệu một cách tối ưu nhất. Bảo mật tốt hơn so với các dòng máy photocopy như Toshiba với file scan được lưu ở bộ nhớ chung của máy bất kỳ người dùng nào cũng xem được tài liệu
- Với chức năng này người dùng có thể dễ dàng quản lý các file tài liệu scan, có thể tìm kiếm và sử dụng nhanh chóng ngay khi cần.
- Thường các file scan của từng user sẽ được lưu trữ tạm thời trên ổ cứng của máy photocopy Ricoh sau đó nó sẽ được chuyển đến folder đã được xác thực của từng user trên máy tính. Từ đó giúp người dùng phân loại tài liệu và lấy tài liệu một cách dễ dàng hơn.
- Chức năng Scan to folder của máy photocopy Ricoh cho phép thực hiện thao tác trên hầu hết các hệ điều hành Window hiện nay như Window 7, Window 8, Window 10,…
Một số thuật ngữ cần biết khi cài đặt Scan to folder trên máy photocopy Ricoh
Dưới đây là một số thuật ngữ mà trong quá trình scan bạn có thể gặp phải, bạn cần hiểu rõ để thực hiện cài đặt scan dễ dàng và nhanh chóng hơn:
- Local Network – Mạng nội bộ: Đây là một hệ thống kết nối máy tính hoặc các thiết bị khác trong cùng một mạng LAN. Bạn có thể kết nối máy tính với máy photocopy Ricoh mà bạn chuẩn bị cài đặt với nhau thông qua hệ thống mạng LAN này. Với mạng LAN bạn không cần tới mạng Internet vẫn có thể scan được.
- Permission to access Folder – Quyền truy cập thư mục: Người dùng có thể thực hiện phân quyền truy cập từng thư mục cho user thông qua mạng LAN, như vậy người dùng sẽ có quyền truy cập đến từng folder trên máy tính đã được cài đặt hoặc do người dùng thiết lập.
- User Authentication – Xác thực người dùng: là thông tin tài khoản xác thực mà người dùng đã đăng ký trên web quản lý nội bộ của các dòng máy photocopy Ricoh chính hãng để thực hiện scan.
- Path- Đường dẫn: là đường dẫn từ máy photocopy Ricoh tới folder trên máy tính của từng người dùng. Thông qua đường dẫn này máy photocopy Ricoh sẽ chuyển file đã scan xong tới folder trên máy tính của bạn.
- Username – Tên người dùng: Đây là tên của từng folder trên máy tính, được dùng để xác thực khi máy photocopy Scan xong cần gửi file đến folder của người dùng.
Cách cài đặt Scan to folder trên máy photocopy Ricoh
Bạn có thể thực hiện Scan to folder trên máy photocopy Ricoh đến các máy tính chạy hệ điều hành Win 7, Win 8 hay Win 10 như sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn tạo một file folder riêng trên máy tính rồi chọn chức năng Share và chọn full quyền cho folder vừa tạo.
- Bước 2: Tiếp theo bạn vào Control Panel rồi chọn lệnh Windows Firewall, kế đến bạn nhấn chọn Turn off.
- Bước 3: Bạn tiến hành kiểm tra địa chỉ IP của máy photocopy (Xem hướng dẫn) rồi bạn mở trang quản lý của máy photocopy Ricoh lên, gõ địa chỉ IP của máy vào Google Chrome
- Bước 4: Lúc này trình duyệt sẽ hiển thị trình quản lý của máy lên, bên góc phải sẽ có chữ Login bạn nhấp vào đăng nhập với User Admin, password để trống.
- Bước 5: Tiếp theo bạn chọn vào mục Address Book ở bên trái và chọn Add User.
- Bước 6: Bạn điền tên người dùng và Key Display (tên hiển thị trên màn hình máy photocopy).
- Bước 7: Trong mục Folder Authentication, bạn nhập Username trong User Account và nhập mật khẩu vào, mật khẩu này là mật khẩu mở máy tính của bạn và nếu bạn không có cài mật khẩu cho máy tính thì hãy để trống mật khẩu.
- Bước 8: Kế đến tại mục Path bạn nhấn chuột phải vào My Computer chọn Properties để xem tên máy. Tiếp theo bạn thực hiện thao tác Start-> Run -> \\tên máy tính để điền đường dẫn tới thư mục scan.
- Bước 9: Cuối cùng bạn nhấn chọn Save and Add Another rồi nhấn Logout để đăng xuất khỏi tài khoản.
Như vậy bạn đã hoàn thành xong việc cài đặt Scan to folder máy photocopy Ricoh trên máy tính Win 7, 8, 10. Chúc các bạn thực hiện thành công. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Thông tin liên hệ
- Địa chỉ: 1 Đặng Thuỳ Trâm, Phường 13, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 70000
- Hotline: 098 311 44 03 – 093 889 27 68
- Email: linhduong0712@gmail.com
- Website: https://photocopyduclan.com.vn/